„Auf Rechnung“ auch für Ämter und Behörden

von Uwe Kolbusch

Der Amtsleiter braucht einen Ersatz für den in die Jahre gekommenen Chef-Sessel, im Rathaus sind neue Bürostühle längst überfällig und bei der Baubehörde würde man die Beschaffung neuer Büromöbel ebenfalls begrüßen. Also bestellen - am besten bei buerostuehle-4u.de - ganz einfach. Wäre da nicht die Sache mit den Zahlungs-Möglichkeiten. Denn was in Unternehmen der sog. „freien Wirtschaft“ problemlos abläuft - Ware online bestellen und freie Wahl beim Bezahlen - das funktioniert in vielen Ämtern und Behörden nicht ganz so einfach.

Öffentlicher Beschaffungs-Zyklus

Neben den geplagten Kämmerern etlicher Kommunen infolge klammer Kassen sind es vor allem die teils überlangen Beschaffungs-Wege, die vor dem Kauf zu gehen sind. Bewilligungs- und Reglementierungs-Hürden, die man dabei innerhalb kommunaler Einrichtungen und denen von Bund und Ländern nehmen muss, sind nicht zu unterschätzen. Ein Blick auf die Website des KOINNO, des „Kompetenzzentrums innovative Beschaffung” im BMWE*, lässt erahnen, worum es hier geht: Für „öffentliche Beschaffer” gilt, so ist zu lesen, dass „(…) die Beschaffung klaren Grundprinzipien und umfangreichen Vorschriften, die teils von der EU, teils vom Bund und teils von den Ländern vorgegeben werden”, unterliegt. Auch gibt das „Kompetenzzentrum” zu: „Öffentliche Beschaffungszyklen dauern oft länger als in der Privatwirtschaft.” Und das Anschauen beispielsweise der „Beschaffungsrichtlinien der Universität Tübingen” kann bei außerhalb des „öffentlichen Beschaffungszyklus‘” Lebenden u. U. zu Schnappatmung führen…
* Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

Kauf nach Vorschrift

Am Ende des „längeren“, soll heißen: teils wochenlangen Beantragungs- und Bewilligungs-Marathons klickt und tippt sich die mit dem Kauf beauftragte kommunale Sachbearbeiterin dann im Onlineshop durch den Bestellvorgang. Der vom Amtsleiter sehnlich erwartete Büro-Sessel liegt im Warenkorb und die mittlerweile noch überfälligeren Bürostühle für die Kolleg*innen werden hinzugefügt. Ein kurzes Zögern dann allerdings bei der Auswahl der Zahlungs-Optionen, „auf Rechnung“ ist gewünscht.

Denn dies ist bei den allermeisten Ämtern und öffentlichen Einrichtungen die einzig mögliche oder besser: zulässige Art der Bezahlung. Und das hat seinen Grund eben in den „Beschaffungs-Ritualen“ der öffentlichen Hand, dem Einhalten des Haushaltsrechts, der Verwaltungs-Vorschriften, Richtlinien etc. etc.

Bestellen leicht gemacht

Abb. Monitor mit Website von buerostuehle-4u.de

Also sollte man den Beschaffungs-Geplagten von Ämtern und Behörden, von Bildungs- und sonstigen Einrichtungen des Bundes, Landes und der Gemeinden das Online-Shopping erleichtern. buerostuehle-4u.de tut das und bietet auch den behördlichen Einkäufer*innen gerne das Bestellen „auf Rechnung“ an, damit die Steuergelder (weisungsgemäß) mit dem Nutzen ausgegeben werden, den ein Rechnungs-Kauf u. a. bietet:

Rechnungs-Kauf ermöglicht den Zugriff auf benötigte Waren ohne Vorkasse, ist eine
flexible und sichere Möglichkeit, die Ware vor dem Bezahlen zuerst zu prüfen,
vermeidet sofortige Ausgaben - bevor die Ware und deren Konformität sichergestellt sind - und
verschafft Flexibilität beim Einsatz (und der Verwaltung) der Haushaltsmittel.

Und damit bei der „öffentlichen Beschaffung“ im Onlineshop von buerostuehle-4u.de auch nichts schiefgeht, hier der Ablauf des Kaufs „auf Rechnung“ nochmals step by step:

1. Für welche öffentlichen Einrichtungen das gilt:

Ämter und Behörden von Bund, Ländern und Kommunen,
Polizei, Feuerwehr, DLRG, Wasserrettung, DRK, Johanniter, THW etc.,
Schulen, Hochschulen/Fachhochschulen sowie andere Bildungsinstitute mit öffentlicher Trägerschaft, Forschungsinstitute mit öffentlichem Träger, Bibliotheken,
Krankenkassen, Sozialversicherungsträger, Genossenschaften,
kirchliche Einrichtungen sowie
alle weiteren hier nicht genannten Einrichtungen mit öffentlichem Träger.

2. Im Onlineshop (und nach Erhalt der Lieferung) ist folgendes zu tun:

Vor der ersten Bestellung legen Sie ein Kundenkonto an - unter [Mein Konto] in der Navigationsleiste ganz oben - und wählen bei [Ich bin*] die Kundengruppe [Gewerbekunde (Firma), Behörden, Kommunen, Öff. Dienst].
Nach dem Erstellen des Kunden-Accounts ändern Sie auf der Willkommens-Seite („Mein Konto“) die Zahlungsart („Gewählte Zahlungsart“) auf „Rechnung“.
Bei der Erstbestellung „auf Rechnung“ wird Ihr Zahlungs-Wunsch zunächst überprüft. Um das zu erleichtern, senden Sie bitte eine Nachricht mit dem offiziellen Briefkopf inkl. Stempel und Unterschrift Ihrer Behörde, Organisation etc. an [email protected] oder per Fax an +49 (0) 7127 95780-50.
Sind Ihre Angaben geprüft, erhalten Sie eine Auftragsbestätigung.
Nachdem die Ware geliefert und von Ihnen kontrolliert wurde, bezahlen Sie den Rechnungsbetrag umgehend per Überweisung.

Abb. Notebook-Display mit Warenkorb-Icon und Button KAUF AUF RECHNUNG

So bekommt der Amtsleiter also seinen Ersatz für den in die Jahre gekommenen Chef-Sessel, das Rathaus die neuen längst überfälligen Bürostühle, und bei der Baubehörde darf man sich ebenfalls auf neue Büromöbel freuen - alles bei buerostuehle-4u.de „auf Rechnung“ gekauft, ganz einfach...

Sollte es noch Fragen dazu geben, steht Ihnen für die Beantwortung bei buerostuehle-4u.de ein kompetentes Team zur Verfügung - am besten anrufen unter +49 (0) 7127 95780-55 und beraten lassen - oder auch ein spezielles Angebot einholen.